Terug naar de
Carrierebank.nl
Personeel en Organisatie
Personeelszaken
De afdeling Personeelszaken (PZ) heeft in het algemeen een adviserende, coördinerende en ondersteunende rol. Deze afdeling adviseert en ondersteunt het management bij het tot stand komen en uitvoeren van het personeelsbeleid. Daarnaast heeft PZ uitvoerende taken, die door het management aan PZ zijn overgedragen. Personeelsbeleid is gericht op het goed functioneren en samenwerken van mensen en groepen in een organisatie zodat de doelen bereikt worden die door de organisatie gesteld zijn. Personeelsbeleid is dus vooral gericht op processen die zich binnen een organisatie afspelen. "Personeelswerk" is dan ook een verzamelnaam voor alle activiteiten die worden ontplooid om het functioneren en samenwerken van mensen in een organisatie goed te laten verlopen. Personeelswerk houdt zich bezig met de afstemmingsproblematiek tussen de belangen van mensen en die van de organisatie. Om haar taak uit te voeren beschikt PZ over een groot aantal instrumenten. Bijvoorbeeld personeelsbeoordeling, functiewaardering. opleiden, werving en selectie etc. Er zijn een drietal belangrijke terreinen te onderscheiden waar de afdeling PZ zich mee bezighoudt. Ten eerste het bepalen van behoefte aan personeel: personeelsplanning. Ten tweede personeelsvoorziening, dus zorgen dat de juiste persoon op de juiste plaats komt. Het laatste terrein is dat van begeleiding en beheer. Hieronder vallen met name activiteiten die er voor zorgen dat het personeel in de organisatie goed functioneert.
Uit de praktijk van de personeelsfunctionaris:
"Grotere bedrijven hebben vaak een aparte afdeling PZ, deze kan onder andere gevestigd zijn in het stafgebouw. Naast een Hoofd PZ, die vaak academisch geschoold is werken er dan verschillende PZ functionarissen, meestal met een gerichte HBO beroepsopleiding. Elke personeelsfunctionaris is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor een bepaalde dienst of afdeling van de organisatie waar dan bijvoorbeeld zo'n 100 tot 200 medewerkers werkzaam zijn. Daarnaast is er vaak nog een aparte opleidingsfunctionaris en een bedrijfs-maatschappelijkwerker op de afdeling PZ aanwezig. Een algemene trend is dat de directe chef meer verantwoordelijkheden krijgt met betrekking tot personeelszaken. PZ heeft een neutrale, adviserende rol, en bemiddelt alleen bij grote problemen en conflicten. De positie die PZ inneemt is echter bij elk bedrijf weer anders. Bij het ene bedrijf ben je er uitdrukkelijk voor het personeel, de deur staat bij wijze van spreken altijd open. Bij andere bedrijven is er meer afstand t.a.v. van de medewerkers, PZ behoort dan ook nadrukkelijker tot het managementteam."
Gespecialeerde organisaties
In hun speurtocht naar geschikte kandidaten is het voor een bedrijf mogelijk de procedure uit te besteden aan gespecialiseerde bureaus voor werving & selectie. Waarom doen werkgevers dit? Pure bedrijfseconomische overwegingen spelen hierbij een rol. Via gespecialiseerde bureaus kunnen opdrachtgevers immers op snelle en efficiënte wijze in contact treden met HBO'ers/academici die specifiek voor hun onderneming interessant zijn. Zo schakelen zelfs vooraanstaande bedrijven, met een eigen personeelsafdeling, bureaus in voor de werving en selectie. De bureaus fungeren als toegevoegde waarde voor de bedrijven door hun specialisme, opgebouwde know-how en intensieve contacten met kandidaten. Vooral in de gouden jaren tachtig rezen personeelsconsultancy-bedrijfjes als paddestoelen uit de grond. Zij werden gelokt door de snelle verdiensten op een markt waar de bomen tot in de hemel groeiden als gevolg van de tientallen fusies, overnames en uitbreidingen. Door de minder gunstige economische ontwikkelingen werd begin jaren '90 de vraag naar werknemers kleiner met als gevolg dat veel kleine bureaus voor werving & selectie zonder werk kwamen te zitten en weer als sneeuw voor de zon verdwenen. De grotere 'gevestigde' bureaus bleven echter overeind. Er is sprake van een tijdelijke stagnatie van de markt en er moet hard gewerkt worden om de omzet op peil te houden. Steeds opnieuw moet de juiste strategie bepaald worden. Sommige bureaus zijn zich met een breder pakket aan diensten gaan profileren, andere zijn zich juist nog meer gaan specialiseren. De grootste bureaus (die vaak bij een internationale organisatie zijn aangesloten) bedienen momenteel zo'n driekwart van de bemiddelingsmarkt. Deze bedrijven hebben zich verzameld in de OAWS (Organisatie van Adviesbureaus voor Werving en Selectie). Zij werken volgens gezamenlijk afgesproken gedragsregels, meestal met meer adviseurs en bieden garantie op het geleverde werk. De ROA (Raad van Organisatie- Adviesbureaus) toets de kwaliteit van het organisatie-advieswerk. Op het moment zijn daar zo'n 30 organisaties bij aangesloten.
Werving & Selectie
Bureaus voor Werving & Selectie assisteren andere organisaties bij hun werving en selectie activiteiten. Naast de bekende bureaus, worden er ook door bijvoorbeeld het uitzendwezen, Arbeidsvoorziening en MKB-ondernemersorganisaties activiteiten op dit terrein ontplooid. Bureaus voor Werving & Selectie hebben ieder hun eigen methode ontwikkeld om in contact te komen met geschikte kandidaten. De kandidaten worden na een eerste kennismaking opgenomen in een bestand waaruit, op basis van een aantal criteria, kandidaten geselecteerd kunnen worden. Deze methode wordt ook wel file search genoemd. Een aantal bureaus heeft haar eigen interne procedures ontwikkeld om haar kandidaten te selecteren en te leren kennen. De intensiteit van dit onderdeel van het proces varieert sterk per bureau. De erkende bureaus hanteren gedragscodes, welke inhouden dat persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk worden behandeld en pas na overleg en met de toestemming van de kandidaat aan opdrachtgevers worden doorgegeven. In het algemeen zijn bureaus voor werving & selectie terughoudend met informatie over hun opdrachtgevers. Geheimhouding is naar de overtuiging van de bureaus essentieel voor hun vak. De doelstelling van de bureaus is om de volgens hen meest geschikte kandidaat in contact te brengen met de opdrachtgever. Hierbij kan de opdracht voor het bureau variëren van het invullen van een daadwerkelijke vacature tot het introduceren van kandidaten in een bepaalde fase, bijvoorbeeld een assessment center, in de procedure van de opdrachtgever. Per bureau verschilt de begeleiding en advisering aan de kandidaat, die in deze fase nog plaats vindt.
Los van eventuele plaatsing bij een opdrachtgever, kunnen er voor een kandidaat meer voordelen zijn bij het gebruik maken van een bureau voor werving en selectie. De bureaus beschikken over de nodige know-how op het gebied van de arbeidsmarkt in het algemeen en de arbeidsmarktpositie voor de kandidaat. Daarnaast zijn ze goed in staat de sterke en zwakke kanten van een kandidaat op een rijtje te zetten en de voor de kandidaat geldende kansen en bedreigingen uit de doeken te doen. Zij beschikken over de resultaten van de gesprekken en eventueel uitgevoerde tests en zijn bereid daar een toelichting op te geven. Voor kandidaten zijn de bureaus dus te beschouwen als consultants die (kosteloos) een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de persoonlijke carrière-ontwikkeling.
Outplacement
Outplacementbureaus voeren, in opdracht van een werkgever, gespecialiseerde activiteiten uit, die er op gericht zijn de werknemer op te vangen, te adviseren en te begeleiden naar een andere passende werkkring. Er zijn verschillende redenen te noemen waarom een organisatie de hulp van een outplacementbureau inschakelt. Er kan een situatie zijn ontstaan waarin de werknemer met ontslag of dreigend ontslag wordt geconfronteerd. Bijvoorbeeld ten gevolge van technologische ontwikkelingen, conflictsituaties, economische ontwikkelingen, reorganisaties etc. Maar er zijn ook situaties denkbaar waar het beter is dat de werknemer een nieuwe baan zoekt zonder dat er direct sprake is van een dreigend ontslag (bijvoorbeeld omdat er geen doorgroei mogelijkheden binnen de organisatie aanwezig zijn). Bij collectieve ontslagregelingen maakt outplacement steeds vaker onder deel uit van het sociaal plan. Soms wordt outplacement bij een ontslagzaak zelfs door de rechter afgedwongen, maar vaak neemt de werkgever zelf het initiatief. Het komt "naar buiten toe" beter over om een outplacementbureau in te huren. Je laat als organisatie zien dat je een werknemer een alternatief te bieden hebt en hem / haar niet zomaar op straat zet (bijvoorbeeld in plaats van een gouden handdruk). Meestal worden outplacementbureaus ingezet voor hoger opgeleiden, maar sommige bureaus zijn bijvoorbeeld ook actief op de markt van lage en middelbare functies.
De methode:
Het kenmerk van outplacement is dat de werknemer geholpen wordt zichzelf te verkopen op de arbeidsmarkt. De werknemer wordt bewust gemaakt van zijn sterke en zwakke kanten en leert zijn wensen en mogelijkheden op de arbeidsmarkt beter kennen. In gesprekken met kandidaten vindt daarom meestal eerst een intensieve persoonlijke analyse plaats. Er wordt onder andere gekeken naar de "bagage" die iemand beschikt om tot de arbeidsmarkt toe te treden en wat de mogelijkheden voor iemand zijn. In deze fase wordt er een zogenaamde sterkte / zwakte analyse opgesteld. Eventueel wordt in deze fase gebruik gemaakt van verschillende (psychologische) testen. Daarnaast wordt de kandidaat intensief getraind om goede sollicitatiebrieven te schrijven, zichzelf te presenteren (o.a. oefening met camera's), netwerken op te bouwen etc. Dit alles resulteert in een soort "persoonlijk marketingplan". De werkwijze verschilt enigszins per bureau, maar na zo'n trainingsfase wordt de kandidaat meestal geacht zelfstandig actief te gaan solliciteren. Er wordt natuurlijk wel contact onderhouden om de voortgang te bespreken. Bureaus bieden hun kandidaten faciliteiten aan, zoals een bibliotheek, computers etc. ter ondersteuning van de sollicitatie activiteiten.
Een adviseur uit de praktijk aan het woord:
"Het boeiende aan mijn werk vind ik dat je echt bezig bent mensen door een proces heen te begeleiden. Je zou het met een rouwproces kunnen vergelijken. Je begeleidt kandidaten van min of meer een situatie van verlies verwerking naar een passende werkkring. Op het moment dat mensen met ontslag geconfronteerd worden, komen vaak ook andere problemen uit het persoonlijke boven tafel. Het werk is dan ook erg intensief en je moet vaak heel confronterend te werk gaan. Het ene bureau schenkt meer aandacht aan het aspect van verwerking dan anderen. Sommige bureaus leggen bijvoorbeeld nog wat meer accent op de acquisitie en het netwerken. Bij ons bestrijkt de acquisitie trouwens ook zo'n 30% van de activiteiten. Dit zijn allemaal belangrijke stappen in het begeleidings proces. De manier waarop de accenten gelegd worden vindt zijn weerslag op de eisen die aan de functie gesteld worden. Bij ons bureau wordt er bijvoorbeeld naast de eis van werkervaring en didactische- en gespreksvaardigheden grote waarde aan gehecht dat de adviseur zelf ruime levenservaring heeft opgedaan."
Ontwikkelingen:
Er is een verschuiving waar te nemen van "life-time employment" naar nieuwe flexibele vormen van arbeidscontracten. Bureaus gaan naast het "traditionele" outplacement ook andere diensten aan bieden, zoals loopbaanbegeleiding en mobiliteitsprogramma's. Organisaties gaan zich al in een vroeg stadium bezig houden met de loopbaan van een werknemer. Steeds vaker wordt er loopbaanbegeleiding aangeboden, zonder dat er sprake is van ontslag. Loopbaanbegeleiding wordt bijvoorbeeld aangeboden aan mensen die een bepaald punt in hun carrière hebben bereikt, graag verder willen, maar niet precies weten wat hun mogelijkheden en capaciteiten zijn. Een mobiliteitsprogramma is een vrij nieuw fenomeen. Het kan gezien worden als een voortraject van outplacement. Het wordt vaak ingezet bij reorganisaties waarbij een grote cultuuromslag gaat plaatsvinden. In gesprekken met het personeel wordt bekeken hoe zij hun eigen positie in de organisatie zien, hoe zij functioneren, wat kun capaciteiten zijn en of ze zelf vinden dat ze na de reorganisatie nog in de organisatie passen. Zijn er geen alternatieven binnen de organisatie dan kan outplacement eventueel perspectief bieden.
De uitzendbranche
Het minderwaardige beeld van uitzendwerk is al lang achterhaald. Het aantal uitzendkrachten in Nederland is in de afgelopen jaren sterk gestegen. Werkten in 1983 nog slechts 40.000 vrouwen en mannen dagelijks via een uitzendbureau, inmiddels is dit aantal opgelopen tot 130.000. Dit cijfer betekent dat per jaar ruim 700.000 werknemers een uitzendbaan vervullen.
Aan de ene kant wordt die toename verklaard door een grotere behoefte aan vrijheid van de werknemer. Niet iedereen geeft meer de voorkeur aan een langdurig dienstverband of aan een volledige werkweek. Steeds meer werknemers zoeken deeltijd werk of flexibel werk. Uitzendarbeid voorziet in die behoefte. Een groot voordeel is dat deze arbeidsvorm momenteel goed is geregeld. Zo is de rechtspositie van de uitzendkracht gegarandeerd door een CAO voor Uitzendkrachten. Verder kennen uitzendbureaus die aangesloten zijn bij de ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen) speciale gedragsregels die de uitzendkracht en de opdrachtgever beschermen.
De ontwikkelingen in de uitzendbranche zijn natuurlijk ook een bewijs van de behoefte aan tijdelijk werk bij de werkgevers. Bedrijven en instellingen zoeken steeds meer naar flexibiliteit in hun personeelsbestand. Alleen op die manier kunnen organisaties goed inspelen op snel veranderende omstandigheden. Door de inschakeling van een uitzendbureau kunnen pieken in de produktie soepel worden opgevangen. Ook kan op deze manier worden voorkomen dat het werk stil ligt door ziekte of vakantie van eigen personeel. Er is inmiddels wel een trend waar te nemen, dat bedrijven steeds vaker uitzendkrachten voor een langere periode aannemen. Soms kan hieruit dan een vast dienstverband voort vloeien.
Hoewel de boven geschetste ontwikkelingen positief lijken, hebben ook de Nederlandse uitzendbureaus sinds 1991 de weerslag ondervonden van de geringere produktiviteit in het bedrijfsleven. Voor het eerst in een lange periode zagen deze organisaties in 1991 de vraag naar uitzendkrachten teruglopen. De uitzendbranche is heel conjunctuur gevoelig. Ondanks deze daling in het aantal werkuren van uitzendkrachten, steeg echter de omzet van de totale branche. Om zich van de concurrentie te kunnen onderscheiden profileren uitzendbureaus zich steeds vaker op andere terreinen zoals bijvoorbeeld executive search, opleiding en training, commerciële arbeidsbemiddeling, personeelsadvies etc.
Arbeidsvoorziening
De centrale doelstelling van Arbeidsvoorziening is het bevorderen van een doelmatige en rechtvaardige aansluiting tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt. De dienstverlening bestaat uit arbeidsbemiddeling, scholing en het vervullen van de regiefunctie op de arbeidsmarkt.
Op 1 januari 1991 is de nieuwe arbeidsvoorzieningswet in werking getreden. De overheid is sindsdien niet meer alleen verantwoordelijk voor het arbeidsvoorzieningsbeleid. Vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers voeren voortaan samen met de overheid het beleid. Om snel en doeltreffend op de arbeidsmarkt in te kunnen spelen kwamen er 28 regionale besturen van Arbeidsvoorziening. In de nieuwe arbeidsvoorzieningswet is tevens geregeld dat Arbeidsvoorziening niet langer een monopoliepositie in neemt op het gebied van de arbeidsbemiddeling. Ook commerciële bureaus mogen nu gaan bemiddelen voor vaste banen. Begin 1995 is het beleid van Arbeidsvoorziening sterk bekritiseerd en staat de positie van Arbeidsvoorziening ter discussie. Er zijn grote bezuinigingen te verwachten en dit zal wel eens gevolgen kunnen hebben voor de personele bezetting bij Arbeidsvoorziening. In toaal zijn er zo'n 140 Arbeidsbureaus en 40 Centra Vakopleiding. Via de Arbeidsbureaus vinden jaarlijks zo'n 120.000 mensen een vaste baan.
Dienstverlening
In principe schrijft iedere werkzoekende zich in bij het arbeidsbureau. Een groot deel van de dienstverlening van het arbeidsbureau bestaat uit "directe bemiddeling". Naast deze vorm van bemiddeling houdt Arbeidsvoorziening zich ook bezig met de begeleiding van langdurig werkzoekenden die wat meer ondersteuning nodig hebben bij het vinden van een geschikte baan (trajectbemiddeling). Vaak gebeurt dit in samenwerking met de gemeente of andere organisaties die actief zijn op de arbeidsmarkt. Verder is er een taak weggelegd op het gebied van scholing. Werkzoekenden met slechte arbeidsmarktperspectieven worden, door middel van korte praktijkgerichte opleidingen, opgeleid voor functies waar op dat moment onvoldoende gekwalificeerd personeel voor te vinden is. Daarnaast verleent het arbeidsburau informatie en advies op het gebied van o.a. opleiding, beroepskeuze, ontslag, subsidies, personeelszaken, solliciteren en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.
CARRIÈRE & FUNCTIES
P&O
Hierna volgen een aantal werkzaamheden, kennis en vaardigheden van een personeelsfunctionaris. Deze beschrijving heeft in het algemeen betrekking op de functie-eisen die gesteld worden aan een beginnende personeelsfunctionaris (op minimaal HBO-niveau).
Personeelsplanning:
Werkzaamheden: o.a. het in overleg met de lijn vaststellen van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan personeel. Het verzamelen en in overzicht brengen van plangegevens. Het opstellen van functie-beschrijvingen. Het structureren van taken en functies tot een organisatiestructuur. Het adviseren van de lijn bij organisatieveranderingen. Een bijdrage leveren aan het ontwikkelen van het sociaal beleid.
Kennis en vaardigheden: o.a. hanteren van planningsmethoden en technieken (o.a. kengetallen). Kennis en inzicht in veranderingsprocessen met betrekking tot organisaties. Het op basis van een vakmatig onderbouwde mening kunnen onderhandelen met het management.
Uit de praktijk van de personeelsfunctionaris:
"Tijdens mijn stages op verschillende personeelsafdelingen viel het mij op dat de PZ functionaris veel met beleidszaken bezig is. De uitvoerende taken verschuiven steeds meer naar de lijn. PZ houdt zich in veel organisaties bezig met het ontwikkelen van beleid en het verrichten van onderzoek om de menselijke bronnen in de organisatie optimaal te benutten. Er worden bijvoorbeeld organisatorische problemen gesignaleerd en de PZ functionaris wordt dan gevraagd om voor de volgende vergadering even de voor en nadelen op een rij te zetten van het eventueel samenvoegen van twee afdelingen, het sociaal jaarverslag te schrijven, het ziekteverzuimbeleid uit te werken etc. etc."
Personeelsvoorziening:
Werkzaamheden: o.a. zorg dragen voor de werving en selectie activiteiten; dus zorgen voor de juiste persoon op de juiste plaats.
Kennis en vaardigheden: Kennis van de arbeidsmarkt, de media en het onderwijs, kennis en inzicht in werving en selectie technieken, de rechtspositionele aspecten van een aanstelling. Vaardigheden in gespreksvoering (het sollicitatie gesprek, het ontslag gesprek etc.). Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (o.a. opstellen van advertentie teksten).
Uit de praktijk van de personeelsfunctionaris:
Tijdens mijn stage heb ik een aantal sollicitatie gesprekken bijgewoond. Het was de directe chef die de kandidaat op vaktechnische aspecten beoordeelde. PZ besprak de doorgroeimogelijkheden, de arbeidsvoorwaarden etc. Als PZ'er heb je heel veel met regelingen en wetgeving te maken. Dit kost (helaas) erg veel inwerktijd."
Begeleiding en beheer:
Werkzaamheden: o.a. voorbereiden en uitvoeren van arbeidsvoorwaarden, pensioenregelingen en sociale verzekeringswetten. Het begeleiden en voorlichten van leidinggevende in personeelsbeoordeling. Het vaststellen van opleidingsbehoeften. Het adviseren van leidinggevende en individuele medewerkers bij loopbaanplanning. Hanteren van afstemmingsproblemen tussen individu en organisatie. Betrokkenheid bij activiteiten op het gebied van arbeidsomstandigheden, medezeggenschap.
Kennis en vaardigheden: o.a. kennis en toepassing arbeidswetgeving. Kennis van en inzicht in de toepassing van beoordelingssystemen. Kennis m.b.t. opleidingen en beoordelen van behoeften. Conflicthantering, onderhandelingstechnieken, motivatiegesprekken voeren, individuele-counseling gesprekken voeren etc.
Uit de praktijk van de personeelsfunctionaris:
"Als PZ'er werk je veel met mensen, je probeert het personeel te motiveren en het ze in de organisatie naar de zin te maken. Wel zit je als PZ'er vaak in een lastige positie. Aan de ene kant ben je er voor het personeel, je wil het vertrouwen winnen. Je behoort echter ook tot het management team. En bij bijvoorbeeld ontslag procedures ben jij als PZ'er vaak degene die de confrontatie aan moet gaan. "Je schippert als het ware vaak in tussen de medewerkers, de chef en het management" Je moet je dus heel goed kunnen aanpassen en met uiteenlopende mensen op verschillende niveaus kunnen communiceren. Je moet je goed in mensen kunnen inleven, maar je moet soms aan de andere kant ook heel zakelijk handelen, in het belang van de organisatie."
Ontwikkelingen
Vroeger hield de afdeling PZ zich voornamelijk bezig met de uitvoering van het personeelsbeleid. Het personeelsbeleid was ondergeschikt aan andere beleidsterreinen en stond volledig ten dienste van de leiding. PZ stond min of meer los van de rest van de organisatie en haar omgeving. In de jaren zeventig kwam hierin langzaam verandering, de relatie tussen de organisatie en de samenleving werd erg belangrijk. Door de crisis en de daarmee gepaard gaande reorganisaties kwam deze benadering onder druk te staan. De begin jaren tachtig worden, wat betreft de personeelsfunctie, dan ook gekenmerkt door de zo genaamde verzakelijking. Maar eind jaren tachtig wordt het accent wederom verschoven. Om de concurrentiestrijd te kunnen winnen proberen organisaties zich te onderscheiden door de kwaliteiten van de mensen in de organisatie optimaal te benutten. In de jaren negentig zie je dat deze trend zich duidelijk heeft voortgezet. Het management van organisaties is zich bewuster geworden van het feit dat de kwaliteit van het personeel bepalend is voor het succes van de gehele organisatie (Human Resource Management). Dit heeft zijn weerslag gevonden op de functie van PZ. Het personeelswerk kon niet langer min of meer los van de organisatie opereren, ze moest meer oog krijgen voor de problemen van het management. De personeelsfunctionaris is vanaf dat moment niet langer alleen meer de behartiger van de belangen van de werknemer en uitvoerder van het beleid, maar denkt mee, is mede verantwoordelijk en is met name ook gesprekspartner van de directie geworden. Personeelswerk is dan ook inmiddels een verouderde term, men spreekt tegenwoordig liever van personeelsmanagement. Tevens is de term Personeels Zaken vervangen door Personeel en Organisatie (P&O). Dit is dus meer dan alleen een naamsverandering.
Door economische ontwikkelingen en bezuinigingen bij organisaties is het personeelsbeleid wat op de achtergrond geraakt. Het vacature aanbod in deze sector is dan ook de laatste jaren sterk gedaald. Nu de werkgelegenheid in het algemeen weer wat aantrekt begint langzaam het aanbod van vacatures voor PZ-functionarissen weer toe te nemen. Een aantal ontwikkelingen houdt echter een sterke groei tegen. Er is een ontwikkeling te zien dat afdelingschefs steeds meer taken van PZ overnemen en een deel van het werk van de traditionele allround PZ-functionaris wordt overgenomen door gespecialiseerde bureaus op het gebied van werving & selectie, outplacement etc.
Uitzendwezen
De functie van "bemiddelaar" in de uitzendbrache heeft verschillende benamingen. Het ene bureau spreekt over een "intercedent" en een ander heeft het weer over een "consulent". Bij de meeste uitzendbureaus worden de intercedenten/consulenten ingedeeld naar functie niveau. Ook hierbij verschilt de naamgeving per bureau, maar het principe is hetzelfde. Bij uitzendbureau Vedior/ASB spreken ze bijvoorbeeld van consulent A,B en C en START onderscheidt de junior- en de seniorbemiddelaar. Als starter in het uitzendwezen begin je meestal als consulent A, maar afhankelijk van je opleiding/ervaring en de situatie op de desbetreffende vestiging, zijn er ook wel eens mogelijkheden om als consulent B te beginnen. Afhankelijk van de situatie en natuurlijk van je capaciteiten is het mogelijk om door te groeien naar de functie van consulent C /senior bemiddelaar. Wil je nog een stap verder dan kom je uit bij de functie van vestigingsmanager, districtmanager en tenslotte regiomanager. Een functie bij een uitzendbureau wordt door vele gezien als een goede opstap in hun carrière. Het is een goede commerciële ervaring en je doet veel contacten op. Dit verklaart wellicht mede het relatief hoge verloop in deze branche.
De functie inhoud
De consulent A onderhoudt ten eerste de contacten met de uitzendkrachten. Hiertoe behoort onder andere het verzorgen van de inschrijving, begeleiding bij ziekte, bij problemen op de werkplek etc. Verder onderhoudt de consulent contacten met werkgevers (voor startende consulenten betreft dit vaak met name telefonisch contact) en ondersteunt de consulent de werkgever op uiteenlopende terreinen. Dat kan uit een lopen van advisering met betrekking tot arbeidsongeschiktheidsregelingen tot het regelen van vervoer voor de uitzendkrachten. Natuurlijk houdt de consulent zich ook bezig met de daadwerkelijke selectie van kandidaten; geschikte kandidaten zoeken aan de hand van C.V.'s, of met behulp van computersystemen, (telefonisch contact) leggen, de plaatsing regelen etc. Tenslotte bestaat een groot deel van het werk van een startende consulent uit administratieve taken (zo'n 50%). Zoals de administratieve verwerking van de inschrijvingen, verwerken plaatsingen en het opschonen van bestanden. De voornaamste taak van een consulent B is het onderhouden van bestaande relaties en het opbouwen van nieuwe contacten. Een groot deel van de werktijd wordt dan ook besteed aan het bezoeken van bedrijven. Aan een consulent C of senior consulent worden nog hogere eisen gesteld met betrekking tot het opbouwen van nieuwe relaties en het behouden van met name de belangrijke, grote klanten.
Een reactie uit de praktijk:
"Een van de leuke kanten van mijn werk als consulent vind ik de contacten die je opdoet met de uitzendkrachten. Je krijgt vaak hele dankbare en enthousiaste reacties na een plaatsing (veel gebak!) en je kunt als het ware de kandidaat een tijdje blijven volgen in zijn nieuwe baan. Daarnaast zijn de contacten met het bedrijfsleven natuurlijk heel spannend. Je bezoekt heel veel verschillende bedrijven en dat biedt mogelijkheden om eens goed rond te kijken wat er eigenlijk allemaal te koop is. Het is dus een hele goede basis voor de rest van je carrière. Bij ons op het uitzendbureau is een heel sterk team gevoel aanwezig. "Samen gaan we ervoor" en dat werkt heel positief. Maar je moet je wel echt waarmaken en daar moet je tegen kunnen. De mate waarin verschilt natuurlijk wel per uitzendbureau, maar waar het toch uiteindelijk om draait zijn "scores", "targets" en "omzet". Want aan het eind van de week wordt toch even met collega's vergeleken van: hoeveel heb jij er?"
Functie eisen
Opleiding / ervaring: Meestal is voor de functie van consulent/intercedent minimaal HBO-niveau vereist. De intercedenten hebben vaak uiteenlopende achtergronden. Veel voorkomende opleidingen zijn o.a.: de Hoge Hotelschool, THW, HEAO, HBO personeel en arbeid. Naast een afgeronde HBO opleiding wordt meestal ervaring in de commerciële sector gevraagd. MBO-niveau komt ook wel voor, maar dan worden er meestal hele hoge eisen gesteld aan de commerciële ervaring. Vaak stelt men als aanvullende eis ook nog dat men in bezit moet zijn van een rijbewijs en soms ook een auto ter beschikking moet hebben. Sommige uitzendbureaus stellen tevens een eis dat je in de buurt van je werk moet wonen.
Leeftijd: Meestal vragen de uitzendbureaus mensen tussen de 25 en 30 jaar.
Overige functie-eisen: o.a. stress bestendig, dienstverlenend, geordend kunnen werken, flexibel, ondernemend / initiatiefrijk, creatief, commercieel ingesteld, goede contactuele eigenschappen, uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid.
Bij veel uitzendbureaus dient de intercedent (na aanname) een intercedent opleiding, specifiek gericht op de functie te volgen. Dit wordt verzorgd door een onafhankelijk opleidingsinstituut in de uitzendbranche: de SBU. Recentelijk is besloten dat deze basis cursus ook toegankelijk wordt voor mensen die de ambitie hebben om in de uitzendbrache te gaan werken.
Een reactie uit de praktijk:
"Het is vaak echt een heel hectische baan. Op sommige momenten staan er een aantal uitzendkrachten aan je bureau, heb je drie werkgevers tegelijkertijd aan de telefoon en ligt er ondertussen ook nog een berg administratie op je te wachten. Als er om vijf minuten voor vijf dan ook nog een vacature binnenkomt, moet je die toch meteen oppikken. Als je dat niet doet wordt er meteen een ander uitzendbureau gebeld. Je moet altijd alles op alles zetten om de klant van dienst te zijn, want je bent er nooit zeker van of de klant weer terug komt."
Arbeidsvoorziening
De functie
De personeelsconsulent is een intermediair op de arbeidsmarkt en onderhoudt dus zowel contacten met de werkzoekende als ook met de werkgever. De personeelsconsulent brengt door middel van een persoonlijk gesprek de situatie van de werkzoekende in kaart, volgt de werkzoekende in zijn/haar sollicitatie gedrag, verstrekt informatie en advies en bespreekt vacatures. Tevens legt de personeeelsconsulent regelmatig bedrijfsbezoeken af om contacten met werkgevers op te bouwen en te onderhouden. De consulent werft en selecteert geschikte kandidaten en verstrekt, waar nodig, advies ( m.b.t. subsidies, ontslag etc.).
Hierna volgt een citaat uit een advertentie waarin een consulent personeelsvoorziening m/v gevraagd wordt:
"Een zelfstandige functie:
In deze full-time functie wordt u na een gedegen inwerkperiode met een grote mate van zelfstandigheid belast met de kerntaken van het Arbeidsbureau: het onderhouden van contacten met werkgevers, het registreren van vacatures en werkzoekenden en de actieve bemiddeling tussen partijen op de arbeidsmarkt. Daarbij voert u een groot aantal subsidieregelingen uit en adviseert u over werving en selectie, beroepskeuze, solliciteren, scholing en ontslag.
Vraag en aanbod:
Voor deze fuctie vragen wij kandidaten met een HBO-denk-en werkniveau en ten minste enkele jaren werkervaring. U heeft een taakgerichte instelling en een stevige doch flexibele persoonlijkheid. Natuurlijk heeft u een aantoonbare belangstelling voor de processen op de arbeidsmarkt en bent u een goede gesprekspartner voor mensen van divers niveau. Wij bieden u een uitdagende functie en de mogelijkheid u volop te ontplooien in een dynamische organisatie, die een belangrijke rol vervult in onze maatschappij."
ORIËNTATIE & SOLLICITATIE
P&O
Tip: Bij het voorbereiden van een sollicitatie en tijdens het gesprek zelf is het heel belangrijk om te achterhalen wat de plaats en de rol van PZ is in de organisatie. Dit blijkt bijvoorbeeld al aan de plaats waar de afdeling gehuisvest is. Probeer de "sfeer te proeven" en daarop in te spelen.
Tip: Probeer tijdens een gesprek ook affiniteit met het produkt/dienst van de organisatie te tonen. PZ vervult vaak een belangrijke rol in de uitstraling van het produkt/dienst, zowel naar buiten toe, als ook naar het eigen personeel.
vraag: In de vakbladen op het gebied van personeel en organisatie is al geruime tijd een discussie gaande over de vraag wat is nu eigenlijk het nut, de waarde van een afdeling PZ? Hoe denk jij daar zelf over? Probeer hier je standpunt in te bepalen.
vraag: Wat is je visie op de (actuele) ontwikkelingen op het terrein van personeel en organisatie? Wat heeft dit voor een consequenties voor de rol van PZ?
stage: Hoe kom je aan een stage-plaats op een P&O afdeling? Veel stageplaatsen worden gevonden door via via .... contacten te leggen. Dat is nog altijd de meest effectieve methode om bij een organisatie binnen te komen. Een andere methode is het schrijven van een stage verzoek. Schrijf niet zomaar een algemene brief, maar probeer in te spelen op hun behoeften. Kom bij voorkeur met een concreet voorstel/opdracht voor de dag, waarbij je bijvoorbeeld inspeelt op actuele ontwikkelingen in het werkveld.
Uitzendwezen
In het algemeen vinden er in de uitzendbranche vrij uitgebreide sollicitatie procedures plaats. Na de eerste selectie vinden vaak uitgebreide selectie rondes plaats bij psychologische adviesbureaus. De werving gebeurt vaak via advertenties in kranten of door middel van de vacature borden in het uitzendbureau zelf. De grote bureaus hebben de laatste jaren regelmatig landelijke wervingscampagnes opgezet. Daarin werden kandidaten verzocht telefonisch te reageren of een uitgebreid sollicitatieformulier in te vullen. Maar open solliciteren blijkt altijd nog een effectieve methode. Wanneer je interesse hebt in een functie als consulent kan je een brief naar de afdeling personeelszaken van het betreffende uitzendbureau schrijven of bellen naar het hoofdkantoor van het betreffende bedrijf.
Sollicitatie tip van een intercedent:
"Je kunt als je interesse hebt om bij een uitzendbureau te werken natuurlijk ook de stoute schoenen aantrekken en een uitzendbureau bij jou in de buurt binnen stappen. Realiseer je wel goed dat elk contact met het uitzendbureau vaak al de eerste vorm van selectie is. Zorg ervoor dat je (in elke fase van de selectie) kunt vertellen waarom je speciaal juist bij dat uitzendbureau wil werken. Je moet je klantgerichtheid kunnen aantonen en bewijzen dat je klanten binnen kunt halen. Tenslotte is het in elke fase van de selectie heel belangrijk om je commerciële ervaring/affiniteit te benadrukken."
Sollicitatie ervaringen:
"Naar aanleiding van mijn sollicitatieformulier werd ik uitgenodigd voor een testdag die werd verzorgd door een psychologisch adviesbureau. Ik moest onder andere, met een camera voor me neus, een speech van vijf minuten houden, waarin ik mezelf presenteerde. Hierna volgde een intensief gesprek met een psycholoog naar aanleiding van mijn sollicitatieformulier. Verder werden er op deze dag capaciteiten testen afgenomen. Het ging met name om rekenvaardigheid en administratieve capaciteiten. de uitslag van de test was voor mij positief en ik werd uitgenodigd voor een gesprek met de vestigingsmanager en iemand van personeelszaken. Dit gesprek had meer de vorm van een "gewoon" sollicitatie gesprek. Ze vroegen me onder andere waarom ik juist bij dat uitzendbureau wilde gaan werken etc. Hierna werd ik opnieuw uitgenodigd voor een uitgebreide testdag. Dit maal kwamen onder andere de persoonlijkheidsvragenlijst, de intelligentietest en de commerciële inzichttest aan de orde. Verder moest ik een klachtengesprek voeren. Als je solliciteert voor een functie als consulent B of C worden ook je verkoopgesprekstechnieken getest.
In het algemeen kun je op zo,n testdag vrij concrete opdrachten verwachten. Bij mijn sollicitatie bij Vedior/ASB Er was bijvoorbeeld een opdracht waarin je een aantal zaken over jezelf op papier moest zetten; "hoe zie je je eigen toekomst", Hoe zie je jezelf op dit uitzendbureau functioneren" etc. Je moest de bekende "postbak" oefening doen. Hierin wordt de situatie nagebootst dat je een hele stapel post binnen een bepaalde tijd krijgt te verwerken. De tijd is te beperkt om alles grondig door te nemen. Hoe ga je daar mee om? Waar leg je de prioriteiten? Wat draag je over?........
Er was ook een opdracht om zakelijke brieven te schrijven. Tip: een goede voorbereiding (opbouw van brieven, standaard eisen etc.) kunnen je al een heel eind op weg helpen.
Bij Tempoteam en Randstad werd mijn commerciële inzicht getest a.d.h.v. een aantal meerkeuze vragen. Bijvoorbeeld: "Hoe zou u reageren als u weet dat het produkt dat u verkoopt over twee weken goedkoper wordt? Gaat u direct alle klanten bellen. Probeert u zoveel mogelijk te verkopen. Gaat u alleen de belangrijkste klanten bellen. Of doet u helemaal niets met dit bericht?" Een andere vraag luidde: "Hoe kunt u er voor zorgen dat het produkt dat u verkoopt opvalt. En "Waaraan kunt u merken dat iemand een vaste klant is?" Bij een sollicitatie bij Randstad werd er ook een case voorgelegd: "Stel je werkt op een kleine vestiging. Een collega meldt zich plotseling ziek... Hoe reageer je daarop? Hoe regel je dat zo, dat het belangrijkste werk toch doorgaat, etc.? (N.B. wat vind je belangrijk!)."
Sollicitatievraag: Een veel gestelde vraag tijdens solliciatiegesprekken in deze branche is: "Hoe praat je je binnen bij een bedrijf dat al jaren met de concurrent samenwerkt?"
Tip: Denk eraan dat je in de uitzendbranche te maken kunt krijgen met een concurrentiebeding. Als je eenmaal bij een uitzendbureau werkzaam bent is het niet altijd eenvoudig om daarna "bij de concurrent" werk te vinden.
Arbeidsvoorziening
Eventuele sollicitaties kunnen verzonden worden naar de afdeling personeelszaken van de diverse regionale stafbureaus. Het is belangrijk om in je brief aan te geven dat je in principe bereid bent om in de hele regio te werken. Als je een uitgesproken voorkeur hebt voor een bepaalde vestiging, dan kun je overwegen om je brief direct naar de directeur van de vestiging te zenden. Gezien de ontwikkelingen bij Arbeidsvoorziening wordt er met name personeel aangetrokken op basis van tijdelijke contracten (via START) of betreft het contracten voor specifieke projecten..
SOLLICITATIEVRAGEN
Welke bladen op het gebied van personeel en organisatie ken je?
Wat is het laatste artikel dat je in één van deze bladen hebt gelezen?
Wat is je zienswijze op het gebied van het motiveren van personeel?
Wat weet je van de cultuur van ons bedrijf en waarom denk je daartussen te passen?
In hoeverre denk je mensenkennis te hebben en kun je hiervan voorbeelden geven?
Veel mensen zeggen graag met mensen te willen werken, maar kun je aangeven wat je daar specifiek in aantrekt?
Stel, er komt een medewerker binnen die vertelt niet lekker in het vel te zitten vanwege persoonlijke omstandigheden. Wat doe je?
En als deze medewerker op een zeer belangrijke opdracht zit die eigenlijk die week af moet?
En als de hond van de medewerker is overleden?
Wat is uw persoonlijke visie op personeels beleid?
Over welke eigenschappen denkt u te beschikken die u tot
goede personeelsfunctionaris
een goede consultant maken?
U zegt creatief te zijn, kunt een voorbeeld geven?
Wat vindt men van u een mindere eigenschap?
Wat is het laatste boek dat u heeft gelezen?
U moet met verschillende soorten mensen om kunnen gaan hoe denkt u dit te gaan doen?
Uit uw CV blijkt dat u hoofdzakelijk met studenten (voornamelijk met een bepaalde achtergrond) bent omgegaan.
Welke van uw eigenschappen gaan in deze functie moeilijkheden opleveren?
Geeft u eens een korte schets van de arbeidsmarkt en de recente trends?
Uw sociale capaciteiten blijken niet voldoende uit uw CV, kunt u hierover meer vertellen?
Uit wat voor gezin komt u?
In uw CV staan een aantal sociale activiteiten, kunt hierover iets meer zeggen?
Wat zijn uw ervaringen met het inschatten van andere mensen?
Schetst u eens uw toekomstige carrièrepad?
Stel, ik ben een werknemer en u moet mij ontslaan, kunt u dit naspelen?
Stel, ik kom op sollicitatiegesprek en ik ben zeer moeilijk te doorgronden, wat doet u om toch tot mij door te dringen?
God, u bent eigenlijk wel verrekte zenuwachtig is dat wel vaker zo?
Nee? Waarom moet ik dat geloven?
VOORBEELDBRIEF VAN EEN SUCCESVOLLE OPEN SOLLICITATIE:
Sandra Hoekstra
Utrechtseweg 13
3818 HD Amersfoort
Randstad Uitzendbureau
t.a.v. mevrouw X
postbus ...
Betreft: open sollicitatie intercedente
Amersfoort, 1 september 1995
Geachte mevrouw X,
Op aanraden van Saskia de Graaf van Randstad Uitzendbureau in plaats X, wil ik bij deze solliciteren naar de functie van intercedente.
Door mijn werkervaring bij Arbeidsvoorziening was ik in eerste instantie wat wantrouwend richting commerciële uitzendbureaus. Vooral het verkopen van de uitzendformule is mij vreemd, omdat ik vanuit Arbeidsvoorziening eerder een tijdelijk contract zou aanbevelen. Immers, binnen Arbeidsvoorziening ben je niet van inkomsten afhankelijk.
Tijdens mijn inschrijving bij Randstad werd al snel duidelijk dat ik op zoek ben naar een nieuwe uitdaging. Juist in de commerciële sector ben je erg resultaat gericht, wat voor mij een belangrijke motiverende prikkel is. Het is en blijft een uitdaging om zoveel mogelijk werkzoekenden aan een baan te helpen.
Omdat ik binnenkort weer beschikbaar ben voor de arbeidsmarkt lijkt dit mij het juiste moment voor een oriënterend gesprek. Hierin zou ik willen bekijken of onze wensen en verwachtingen op elkaar aansluiten. Vrijdag 8 september neem ik telefonisch contact met u op, om een afspraak te maken.
Met vriendelijke groet,
S. Hoekstra
Bijlagen:Curriculum Vitae
Examenvakken
VOORBEELDBRIEF VAN EEN SUCCESVOLLE SOLLICITATIE:
Barbara van den Broek
Hoflaan 3
3938 AD Arnhem
Tempo-team uitzendbureau
t.a.v. mevrouw J.F.G. Kuijer
Postbus 12700
1100 AS Amsterdam -ZO
Arnhem, 16 januari 1995
Betreft: vacature succesvolle intercedenten m/v
Geachte mevrouw Kuijer,
De personeelsadvertentie in de volkskrant van 7 januari 1995, is voor mij aanleiding om te solliciteren naar de functie van intercedent.
Momenteel werk ik op de afdeling bemiddeling van een arbeidsbureau. Naast werving en selectie, houd ik mij bezig met acquisitie en account beheer richting klant-werkgever. Het lijkt mij een uitdaging om over te stappen naar de commerciële sector. De produkten van verschillende uitzendbureaus vertonen veel overeenkomsten. Vandaar dat mijns inziens de deskundigheid van de intercedenten en de marktbenadering van het uitzendbureau bepalende factoren zijn in het aantrekken en vasthouden van klanten. Het is voor mij een motiverende prikkel om te werken in een branche waar je echt zult moeten concurreren.
Door mijn opleiding aan de HBO personeel en arbeid en mijn werkervaring bij Arbeidsvoorziening, is de basis gelegd om uit te kunnen groeien tot een succesvol intercedent. Persoonlijke kwaliteiten die ik in deze functie van belang acht zijn: een marktgerichte instelling, het snel kunnen leggen van contacten op verschillende niveaus, een praktische en leergierige instelling, enthousiasme voor het werk en doorzettingsvermogen.
Een brief geeft slechts een beperkt beeld van wie ik ben, wat ik wil en wat ik kan. Graag zou ik dan ook in een persoonlijk gesprek nader in willen gaan op mijn motivatie en geschiktheid voor de functie van intercedent bij Tempo-Team uitzendbureau.
Met vriendelijke groet,
Barbara van den Broek
Bijlage: Curriculum Vitae
Terug naar de
Carrierebank.nl
